Annette Præstegaard - designbureau                           Vejle. Foto: Annette Præstegaard
   
  
       Kompetencer
       Visioner
       Erfaring
       Udgivet
       Kontakt
       Partnere

 

Teorien i denne artikel er også
gældende ved posters

U
geskrift for læger, (160): 6829-6832, 1998.    ORIENTERING

Præsentation med dias og overheads

Annette Præstegaard AD

AV-afdelingen på Skejby Sygehus blev etableret i 1992 med henblik på, at udføre arbejde i forbindelse med fremstilling af informations- og undervisningsmateriale samt udarbejdelse af materiale til fremlægning af forskningsresultater. I løbet af 1997 blev arbejdsområdet udvidet til også at omfatte sygehusets hjemmeside.
I det daglige arbejde oplever vi, at der er et meget stort behov for viden vedrørende fremlægning af forskningsresultater. Det er specielt i forbindelse med præsentation på kongresser, idet vejledning til artikler i medicinske tidsskrifter er meget udførlig.


Præsentation

Hvad god præsentation er - er en subjektiv vurdering, men gennem min mangeårige beskæftigelse med emnet, er jeg nået frem til nogle enkle principper, som AV-afdelingen formidler i udgivelsen
"Effektiv Præsentation".
Når man har et budskab at videregive, er det vigtigt at sikre sig, at budskabet når flest mulige i målgruppen. Ved præsentation på kongresser gælder det om, at skabe tilhørernes og beskuernes opmærksomhed for at danne et grundlag for en mere uddybende interesse. Præsentationsmaterialet er afgørende for modtagerens udbytte, uanset om der er tale om billeder, tekst, tal eller grafer. Effekten af fremlægning kan mangedobles ved anvendelse af materialer,
der er enkle og overskueligt opbygget.


Ved fremstilling af præsentationsmateriale skal man konstant tænke på modtageren, og helst kunne sætte sig i dennes sted. Det er afgørende at tage udgangspunkt i, at der skal en enkel, men grundig forklaring til. Få velvalgte ord sikrer, at flere mod tager budskabet. Der skal kommunikeres præcist. Man skal være omhyggelig, når man anvender skrift og billeder, og det tager tid at fremstille godt præsentationsmateriale.
Anvendelse af visuelle hjælpemidler forenkler og forstærker et budskab. Det kan være med til at skærpe modtagerens interesse for et emne, men også fremme forståelsen.

Når man ønsker at fremstille overheads og diasserier gælder det, at der arbejdes i tre faser:

Idéfasen - Planlægningsfasen - Udførelsen


IdéfaseIdéfasen
Værktøjet i denne fase er papir og blyant. Ideer til materialets indhold og udformning ridses op som kasser indeholdende stikord. Det er en brainstorming, som skal danne grundlag for en senere udvælgelse. Det gælder om at lade fantasien løbe og hele tiden placere modtageren i forhold til budskabet.

PlanlægningsfasePlanlægningsfasen
I denne fase sorteres og systematiseres der ud fra resultatet af idéfasen. Der udarbejdes en disposition for at opnå overblik, og der fremstilles en ny skitse indeholdende det sorterede materiale, stadig som
kasser med stikord. Der tænkes hele tiden på modtageren og på, hvad man selv vil kendes på. Modtageren påvirkes af form og  farve. Hvad enten man ser på et maleri, en bil, et skema eller en overhead, handler det i første omgang om form og farve. Man tiltrækkes automatisk, når man kan lide formen og farven. En enkel form og et harmonisk farvevalg skaber velvilje.


Udførelsen
Udførelse
I dette materiale tages der udgangspunkt i computerarbejde, og først i udførelsesfasen tages computeren i brug. Undersøgelser viser, at man kun husker 10% af det man hører, men 50% af det man både hører og ser. Logisk pædagogisk rækkefølge og enkelhed er nødvendig, for at tilhøreren eller beskueren husker så meget som muligt. Det er naturligt at have lyst til at udbygge materialet, idet man som regel har et så indgående kendskab til emnet, at det kan være svært at undlade fordybelse. Hold derfor fast i materialet fra planlægningsfasen. Kunsten er at sortere fra.


Valget af programmel afhænger af opgavens art. Et præsentationsprogram som f.eks. PowerPoint kan anbefales til dias-fremstilling og skærmpræsentation, fordi denne type program gør det let, at sammensætte tekst, billeder og enkle grafer på en velegnet baggrund.
PræsentationEt præsentationsprogram er enkelt i sin opbygning, og giver veldesignede resultater, som passer til videreforarbejdning på diaskameraer, eller til direkte fremvisning fra computeren. PowerPoint er ikke velegnet til overheads, idet programmet arbejder i tre farver (RGB). Farvelaserprintere, som skal printe overheaden, arbejder i fire farver (CMYK) og kombinationen af de to typer, resulterer i prints med triste grålige farver.
Til fremstilling af overheads anbefales et tegneprogram, som f.eks. CorelDraw. Foretrækkes et tekstprogram, kan Word være et forslag.


Layout

Layout eller opsætning er vigtig for formidling af et budskab. Man skal gå ind og se på optimale muligheder med det forhåndenværende materiale. At udarbejde et godt layout, er at sikre optimalt udbytte af informationsmaterialet og samtidig vise respekt for modtageren.
Billeder siger ofte mere end ord, og illustrationer skaber opmærksomhed og understøtter teksten.
Et effektivt layout kan være udarbejdet efter princippet
 "Tænk i tre":

  1. En stor, fed og enkel overskrift eller et billede med
    kraftige signaler, som automatisk tiltrækker beskuerens øje før noget andet.
  2. "Cliffhanger", kan være samme typografi som brødteksten blot fed. Toeren har til opgave at skærpe beskuerens interesse yderligere, således at denne får lyst til at læse mere. Toeren kan også være et billede, evt. med en ramme omkring, som yderligere forstærker effekten af billedet.
  3. Brødteksten.

Når der anvendes et logo i en diasserie, skal man være opmærksom på, at logoet indgår som en prioritering "I" - på grund af gentagelsen. Dette er ofte ikke tilsigtet, idet et dias kan indeholde en vigtig graf eller anden betydningsfuld oplysning. Det kan anbefales at indlede eller afslutte en diasserie med et logo.

Teksten

Det tilstræbes at gøre tekstbilledet enkelt og elegant med få velvalgte skrifttyper. Anvend kun to til fire skrifttyper i samme materiale. Kursiv og fed er i den forbindelse at betragte som skrifttyper.

Tekst

Skrifttyper uden "fødder" (sans serif) skrevet med stort (versaler)
er velegnede til overskrifter. Skrifttyper med "fødder" (serif) skrevet med småt (minuskler) er velegnede til den generelle
tekst (brødteksten). Mellemrubrikker (mellemoverskrifter) anbefales skrevet som brødteksten men fed.


Farvevalg

Farver der lyser som f.eks. gul, orange og vårgrøn, er sammen med skrifttyper og skriftstørrelser med til at rangordne. Lysende farver, der danner kontrast til baggrundsfarven vil tiltrække øjet.
 Et lysende felt øverst til venstre i et dias, vil automatisk lede øjet op for at påbegynde en læsning, og en farveindrammet tekst påkalder ekstra opmærksomhed.Farvecirkel Der skal tages hensyn til, at farver påvirker sindsstemningen:

  • Gule toner virker varme, og blågrønne virker kølige.
  • Gulgrønne toner virker beroligende, og rød-blå virker påtrængende.
  • Gul skaber interesse og sort/hvidt peger på det seriøse, tangerende det kedelige.

Farvevirkning

Denne opfattelse ændres, når farverne kombineres. Det er den psykologiske virkning, vi udnytter i præsentationen.
Der må maksimalt være fire farver i et dias eller en overhead. Er der behov for flere end fire farver i søjlediagrammer og lignende, anvendes toner indenfor de valgte farver, f.eks lys- /mørkeblå og lys- /mørkegrøn.


Virkemidler

Virkemidler, der hjælper med til at påkalde opmærksomhed, kan være farveeffekter i form af streger eller kasser. Farvede rammer om tekst eller billeder evt. matchende den dominerende farve i et billede eller i en kontrastfarve til billedet, har også en god effekt. Ved anvendelse af stærkt farvede baggrunde, som f.eks. rød med hvid tekst, opnås negativ effekt. Det er baggrundsfarven, der huskes, ikke budskabet.


Diasserien

En diasserie med tekst kan indeholde ord, som understøtter et foredrag og som samtidig er støtteord for foredragsholderen. Dias kan også fordele tilhørernes opmærksomhed mellem lærredet og foredragsholderen. Dette kan afhjælpe den nervøsitet en foredragsholder kan opleve, når mange tilhørere uafbrudt har opmærksomheden rettet mod denne gennem længere tid. Indeholder et tekstdias mere tekst end blot støtteord, vil tilhøreren forsøge at læse teksten, og lytte til foredraget samtidig. Derved opnås et meget ringe udbytte af fremlægningen.
Tidligere anvendtes kun sort/hvide og blå/hvide dias. Disse typer er enkle og kommunikerer godt, men når alle vælger samme løsning på en hel dag, bestående af 10-minutters foredrag, fremstår alt som en grå masse, med forringet udbytte for modtageren.

StoryboardVed fremstilling af diasserier indledes med udarbejdelse af et storyboard . Et storyboard kan være et A4-ark, der er forberedt til at beskrive et diasforløb, som vist på illustrationen. Er det en serie tekstdias, der skal fremstilles, skitseres et enkelt dias, med farveanvendelser og skriftstørrelsernes indbyrdes forhold. Skrifttypen, der vælges, påvirker måden vi opfatter tekst på. Spatieringen (afstanden mellem bogstaverne) påvirker læsevenligheden.
Et tekstdias anbefales at indeholde fire til fem linier, maksimalt otte, og højst to ord, som består af mere end seks bogstaver. Det kan være vanskeligt at anbefale en skriftstørrelse, idet elleve punkt i Times New Roman er mindre end elleve punkt i f.eks New Centry Schoolbook. Som hovedregel kan gives, at der skal arbejdes med margener i forbindelse med diasfremstilling. Side- og topmargener skal være identiske og bundmargen skal være ca. ½ gang bredere. Disse margener skal hjælpe til med at fastholde beskuerens blik til teksten.
TekstdiasTekstdias, som skal videreforarbejdes på et diaskamera, skal gemmes som printfiler til en driver som matcher kameraet. Dias med lysende tekst på mørk baggrund er at foretrække, men der kan varieres over dette tema. Kender man de fysiske rammer i auditoriet eller lokalet, kan tonede baggrunde anvendes, og hjælpe med til at fastholde opmærksomheden ved teksten. Ved fremvisning på højtsiddende lærred, tones fra mørk øverst til lysere nedefter, og det modsatte gælder for lavt siddende lærreder.
Med udgangspunkt i storyboard kan en diasserie f.eks. starte med foredragets titel og forfatternavne og evt. et logo. Det højstprioriterede er som regel et logo eller titel, som derfor gives den største skriftstørrelse. Til titlen anvendes en skriftstørrelse uden seriffer og med en lysende farve, f.eks. gult eller hvidt på mørk baggrund. Forfatternavne bør være mindre, gerne med seriffer eller kursiv og med minuskler (små bogstaver). Farven kan være en lys blå. Det kan anbefales, at afslutte diasserien med et logo eller et godt billede, som kan blive stående på skærmen under den afsluttende diskussion. Det anbefales at undlade logoer på hvert enkelt dias, idet øjet tiltrækkes af denne gentagelse, og dermed ikke fastholdes til teksten, som er det egentlige budskab. Fyld eller stemningsbilleder midt i en diasserie kan give et useriøst præg i faglige sammenhænge.


Overheads
Overheads
Ved fremstilling af overheads anbefales det, at der udarbejdes et storyboard i lighed med beskrivelsen under fremstilling af dias. Kvaliteten af overheads kan ikke sammenlignes med dias, men flere foretrækker overheads frem for dias, for at undgå mørkelægning af lokalet.
I det følgende vil vi beskrive tre typer overheads:

  • Den sort/hvide overhead
  • Overheaden, som er fremstillet på en ordinær farveprinter
  • En fotografisk overhead, som fremstilles hos kopifirmaer.

Det kan anbefales at anvende sort/hvide overheads pga. pris og kontrast. Virkemidlet kan være en lille illustration øverst i venstre hjørne eller bullits ud for hver liniestart. Illustrationen og bulliten kan farves let med overheadpenne.
Overheads, som er printet ud på en farvelaserprinter, kan virke meget transparente i farverne. Det anbefales derfor at anvende sort outline på lys baggrund, både på tekstsøjler, mellemrum, søjler og liniegrafer. Eksempel: Turkis tekst på gul baggrund eller kraftig farvet tekst på hvid baggrund.
Anvendes en inkjet plotter vil farven være lidt kraftigere, men ofte stribet.
Farveoverheads på fotografisk materiale er meget flot. Disse fremstilles på farvelaboratorier og hos kopifirmaer. Printfiler leve res på diskette efter nærmere aftale med laboratoriet. Prisen vil typisk være kr. 120,00. Det kan anbefales at indlede, eller afslutte sit foredrag med denne type overhead. Til den færdige tekst i overheads anbefales det at have en afstand mellem linierne på min. 1,5 x bogstavhøjden, som vist på illustrationen.
En overhead bør maksimalt indeholde:

  • otte linier
  • otte ord pr. sætning
  • to ord, som består af mere end seks bogstaver.

Anbefalede farvekombinationer til dias og overheads:

Anbefalede farvekombinationer

Såfremt der er tale om en overhead, som indeholder flere illustrationer, anbefales primærillustrationen placeret, hvor opmærksomheden er størst (det optiske midtpunkt). Sekundære illustrationer og tekster bør placeres under og skråt til højre for primær illustrationen, for at give øjet en rolig og naturlig vandring over billedet. Brug så vidt muligt det horisontale format, således at alle har mulighed for at se. Undgå at placere tekst og billeder
på de nederste seks til ti cm. af A4-arket. Dermed øges muligheden for, at alle kan se under præsentationen i mindre lokaler. Det kan anbefales at sætte ramme om enkeltheder eller nøgleord.

Opsummering
Baggrund for udarbejdelse af godt informations- og præsentationsmateriale:
  • Tænk på modtageren under hele fremstillingsprocessen.
  • Brug kun de vigtigste informationer.
  • Skab enkelhed.
  • Anvend logisk pædagogisk rækkefølge.
  • Tænk visuelt.
  • "Tænk i tre".
  • Vær opmærksom på margeners betydning.
Baggrund
  • Materialet skal skabe interesse for projektet
    og ikke kun for resultaterne.

Nøgleord for udførelsen:

  • Skab balance.
  • Brug enkle virkemidler.
  • "Tænk i tre".
Tænk i tre

Fra gang til gang, der udarbejdes dias og overheads gælder det, at stilen bør holdes, men forandringer er nødvendige, ellers tror modtageren, at materialet er set tidligere, og vil typisk tænke: - "Det foredrag har jeg vist hørt".
Det kommunikationsmateriale man fremstiller, fortæller meget om én selv, og man kan styre det usynlige budskab. Et rodet materiale kan mindske troværdigheden, hvorimod enkelt og målrettet materiale giver indtryk af en seriøs kompetent person.
PræsentationØnsker en foredragsholder, at understøtte budskabet ved hjælp af sin person, kan dette gøres ved anvendelse af farvernes psykologiske påvirkning. De lysende farver huskes: Det røde slips, den gule eller orange trøje, den hvide skjorte og jakken i en kontrastfarve. Generelt drejer det sig om enkle men stærke virkemidler. Og så er der bare tilbage at visualisere sidste fase: Gennemførelsen af præsentationen, -" at være psykisk forberedt".
                      God fornøjelse 



----------------------------------------------
Pjece: Effektiv Præsentation II
- Pjece med vejledning i fremstilling af materialer til præsentation i forbindelse med f.eks. orientering, undervisning, fremlægning af forskning, ved salgsarbejde med mere. 24 sider i A5-format, illustreret og med kraftigt glittet omslag. 25,00 kr. + moms +porto. Bestilling:  apr@prae.dk
Pjecen
betales via Mobilepay- Brug den - eller giv den som gave til kollega eller til venner.<
25.08.2017